Principios para una administración efeciente

CATORCE PRINCIPIOS DE FAYOL PARA LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE

“Las investigaciones de Henry Fayol en el área, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta delimitación de funciones.” (Fayol, 1916, págs. 1-3)

Son una serie de principios que ayudan a mantener un orden administrativo, todo esto con el único fin de realizar un trabajo trasparente en donde las aplicaciones de estos principios buscan lograr altos índices de eficiencia, en donde destacan la disciplina, autoridad y correcta delimitación de funciones para un mayor control y orden en las distintas empresas en donde utilizan tales principios.

Entre los catorce principios creados por Henry Fayol se encuentran los siguientes:

“1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.

3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.

4) CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.

5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio sobre la mayoría.

6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdos de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones.

7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.

8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

9) JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

10) JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

11) EQUIDAD: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.

12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.

13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.

14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.” (Fayol, 1916, págs. 1-3).

LA PLANIFICACIÓN DE LAS INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES

“El Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018 “Alberto Cañas Escalante” recoge en su propuesta metodológica el acervo institucional de MIDEPLAN, que, en los cincuenta y un años de existencia, ha sido el soporte para que cuatrienalmente, con la impronta de cada Administración Gubernamental, cumplan con esta tarea.” (Escalante, 2014, pág. 19)

Metodología del plan nacional de desarrollo

“El PND es el marco orientador del quehacer del Gobierno de la República. Es el referente para definir las políticas públicas, las prioridades, los objetivos y los programas que han sido fijados para los niveles nacional, sectorial, regional-territorial. El PND es vinculante para entidades públicas, ministerios y demás órganos del Estado y constituye el marco global que orientará los Planes Estratégicos Sectoriales y Regionales, así como los Planes Operativos Institucionales (POI), según los niveles de autonomía que corresponda, de conformidad con las disposiciones legales y constitucionales.

El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica como ente rector del Sistema Nacional de Planificación (SNP)1 es el responsable de dirigir y coordinar el proceso de elaboración del PND, en estrecha relación con las instituciones que conforman este Sistema.” (Escalante, 2014, pág. 19)

Entre las metodologías que busca el PND están definir las políticas públicas, las prioridades, los objetivos y los programas que han sido fijados para los niveles nacional, sectorial, regional-territorial.

Marco normativo

“El marco normativo que orienta la formulación, la asignación de recursos, el seguimiento y la evaluación del Plan Nacional de Desarrollo, está contenido en una amplia legislación.

En relación con la formulación se destaca la siguiente normativa:

· La Constitución Política de la República de Costa Rica en su artículo 50 establece que “El Estado procurará el mayor bienestar a todos los habitantes del país, organizando y estimulando la producción y el más adecuado reparto de la riqueza. Toda persona tiene derecho a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado (…)”.

· La Ley de Planificación Nacional (5525 del 2 de mayo de 1974) define que el Estado actúe de manera coordinada y unitaria, concediendo orientación política y empleando los diversos instrumentos de planificación necesarios para asegurar la integración en la prestación de bienes y servicios públicos para que la población se vea beneficiada. También, define que MIDEPLAN tendrá la responsabilidad principal de la elaboración del Plan Nacional de Desarrollo con apoyo de las unidades u oficinas de planificación de los ministerios e instituciones autónomas y semiautónomas.

· El Reglamento General de MIDEPLAN (Decreto Ejecutivo 23323-PLAN del 17 de mayo de 1994 y sus reformas) en sus artículos 2 y 4.b establece la responsabilidad de MIDEPLAN de elaborar el PND, como estrategia para priorizar las políticas, programas y acciones en aras de lograr el desarrollo del país, proporcionándole al Presidente de la República los elementos técnicos con el fin de que este emita las directrices necesarias para hacerlo de acatamiento obligatorio.

Los papeles de evaluación y seguimiento se encuentran relacionados con:

· El artículo 11 de la Constitución Política que señala que la Administración Pública en sentido amplio “(...) estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.”

· La Ley de Planificación Nacional 5525, en el artículo 2 (inciso e), indica como una de las funciones del Sistema Nacional de Planificación en evaluar de modo sistemático y permanente los resultados que se obtengan de la ejecución del Plan Nacional de Desarrollo, particularmente, el artículo 23 señala que el 1º de abril de cada año MIDEPLAN deberá presentar al Presidente de la República un informe sobre el avance del PND, correspondiente al año anterior.

· Ley 8131, en el artículo 52, señala la responsabilidad de MIDEPLAN de remitir a la Contraloría General de la República (CGR), el informe final sobre los resultados de la ejecución del presupuesto, el cumplimiento de las metas, los objetivos, las prioridades y acciones estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo y su aporte al desarrollo económico-social del país.” (Escalante, 2014, págs. 20-21)

El marco Normativo por su parte es uno de los más importantes a nivel administrativo ya que son normas reguladas por la constitución las cuales cumplen con un fundamento legal el cual debe de ser cumplido ya que quienes los incumplen asumirán las consecuencias prescritas en la normativa vigente.

Fuente: Elaborado por MIDEPLAN.

Proceso de elaboración del PND

“El proceso para realizar el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018 “Alberto Cañas Escalante” inició en el 2013. En ese momento se dispuso de los resultados de la evaluación del diseño metodológico y del proceso seguido para la elaboración del PND 2011-2014.Fue un producto generado a partir de MIDEPLAN, con el apoyo del Programa de Fomento de las Capacidades en Evaluación en Centroamérica (FOCEVAL), financiado por el Ministerio Federal de Cooperación Económica y Desarrollo (BMZ) y ejecutado por la Cooperación Alemana para el Desarrollo (GIZ). Los hallazgos registrados permitieron retroalimentar la metodología para la elaboración del PND 2015-2018.

Una vez definida la nueva metodología fue sometida a revisión en un taller a lo interno de MIDEPLAN y con los secretarios técnicos sectoriales, así como algunos enlaces institucionales del Sistema Nacional de Planificación. Asimismo, se realizaron jornadas de capacitación con esas mismas instancias para incorporar el enfoque de Gestión para Resultados en el Desarrollo en la metodología que guiaría la formulación del PND 2015-2018.” (Escalante, 2014, págs. 22-23)

El plan nacional de desarrollo cumple con un proceso de elaboración el mismo a cargo de Alberto Cañas Escalante el cual dio inició en el 2013 el mismo se guio de los resultados de la evaluación del diseño metodológico y del proceso del PND 2011-2014. El cual fue generado por el MIDEPLAN, con el apoyo del Programa de Fomento de las Capacidades en Evaluación en Centroamérica (FOCEVAL).

Una vez definida la nueva metodología se sometió a una revisión en un taller a lo interno de MIDEPLAN y con los secretarios técnicos sectoriales, así como algunos enlaces institucionales del Sistema Nacional de Planificación.

Principios orientadores del PND

“La formulación del PND 2015-2018 se guio por tres postulados básicos:

· El carácter estratégico fundamentado en un enfoque de gestión para resultados en el desarrollo, desde una perspectiva que incluya las dimensiones nacional, sectorial y regional territorial y local mediante la inclusión de programas y proyectos con sus respectivas metas a alcanzar.

· La consulta y la participación activa de los diferentes entes y sectores responsables de la ejecución del plan como una manera de dar sostenibilidad a la propuesta y garantizar su cumplimiento.

· La garantía de que los programas y proyectos se estructuraran, de tal manera que sea posible el seguimiento y evaluación, es decir, que los resultados de las intervenciones públicas brinden no solo información de lo alcanzado, sino también arrojen información sobre los productos, efectos e impactos logrados en el bienestar de los ciudadanos y ciudadanas.” (Escalante, 2014, pág. 23)

Fuente: Elaborado por MIDEPLAN.

Visión prospectiva de desarrollo

“La formulación del PND 2015-2018 buscó trascender la visión de corto plazo que ha prevalecido en años anteriores y definió un horizonte prospectivo que permita alcanzar cambios sustantivos hacia la conquista de una Costa Rica desarrollada, sin pobreza, equitativa y con sostenibilidad ambiental.

En ese marco, se esbozó un diagnóstico que refleja ámbitos de la realidad nacional que tienen incidencia en la potenciación o freno de las condiciones de bienestar de las personas. A partir de ahí se trazó la visión de desarrollo de mediano plazo, manteniendo un enfoque de largo plazo. Este referente de la realidad, acompañado de las orientaciones políticas emanadas del Programa de Gobierno, constituye la base para las propuestas programáticas y la definición de la estrategia establecida en el PND.” (Escalante, 2014, pág. 24)

Fuente: Elaborado por MIDEPLAN.

Esquema del PND

“Los tres pilares que sustentan la propuesta política de la Administración Solís Rivera constituyen el punto de partida para la definición de los objetivos y metas nacionales, las cuales se operacionalizan por medio de las propuestas sectoriales:

· Impulsar el crecimiento económico y generar empleo de calidad.

· Combate a la pobreza y reducción de la desigualdad.

· Un Gobierno abierto, transparente, eficiente, en lucha frontal contra la corrupción.

Cada uno de los elementos señalados, anteriormente, se define de la siguiente manera:

Objetivos nacionales: son los fines que orientan la gestión pública y se construyen a partir de la visión de desarrollo propuesta y de los problemas identificados en el diagnóstico realizado. Trascienden al ámbito sectorial, corresponden al mayor nivel de globalidad intersectorial, deben referirse a los tres pilares del Programa de Gobierno. Cada objetivo se asocia a indicadores, líneas bases y metas.

Metas nacionales: son las expresiones cuantitativas de los objetivos nacionales en función del indicador definido y pueden tener una dimensión regional. Son metas de impacto en beneficio de la población del país. Los objetivos nacionales y sus respectivas metas los elabora la Presidencia de la República en coordinación con MIDEPLAN.

La estrategia para alcanzar los objetivos y metas nacionales se sustenta en los resultados de los objetivos sectoriales con sus metas y programas y proyectos.

Objetivos sectoriales: son los propósitos a los cuales responde el funcionamiento de cada sector, marcan el horizonte al cual deben avanzar con sus intervenciones y estar vinculados con los objetivos de desarrollo nacional.

· Cada sector formuló tres objetivos sectoriales como máximo.

· Se determinaron resultados, indicadores, línea base y meta del período 2015-2018 y anualizada.

· Los indicadores deben ser de efecto y se recomienda que tengan desagregación regional, cuando corresponda, en función del objetivo.

Metas sectoriales: precisan los efectos cuantitativos de los objetivos sectoriales, en función del indicador definido y a los cuales contribuye el quehacer de cada sector.

Programas o proyectos sectoriales: conjunto de programas y proyectos interrelacionados dirigidos al logro de objetivos comunes. Es el nivel más concreto de programación que consiste en un conjunto articulado de actividades integradas, destinado a lograr objetivos específicos, con un presupuesto dado y un tiempo determinado, orientado a la producción de bienes y servicios.

Objetivos sectoriales: evidencian el cambio esperado por la ejecución del programa o proyecto e identifican la dimensión regional cuando corresponda.

Resultados: son los productos, efectos e impactos derivados de la intervención.

Indicador: medida que permite conocer el grado de cumplimiento de las metas asociadas a los objetivos y resultados.

Línea base 2013 o el dato vigente: valor que presenta un indicador antes del inicio del proceso de programación, el cual se expresa en la misma unidad de medida del indicador.

Meta del período 2015-2018 y para cada año: cuantificación del objetivo que se desea alcanzar en función del tiempo y espacio determinado según el indicador.

Estimación presupuestaria, fuente de financiamiento: vinculación con el programa presupuestario. Hacienda aporta los techos presupuestarios del Gobierno Central.

Riesgos: valoración y justificación de que se presenten pérdidas, daños o consecuencias económicas, sociales y ambientales en un sitio particular y durante un tiempo determinado que pueden afectar la ejecución del programa o proyecto a desarrollar.

Responsables: ministro rector, institución pública ejecutora de la meta, persona responsable.” (Escalante, 2014, págs. 24-27)